Obligations

Les obligations annuelles d’une société incorporée au Québec

Lorsqu’une société par actions est constituée au Québec, son travail ne s’arrête pas après l’incorporation. Pour demeurer conforme et éviter des sanctions, chaque entreprise doit remplir certaines obligations annuelles. Ces formalités visent à maintenir la transparence, la bonne gouvernance et l’exactitude des informations au Registraire des entreprises du Québec (REQ) et auprès des autorités fiscales.

1. Déclaration annuelle au Registraire des entreprises

Chaque société québécoise doit produire une déclaration annuelle au REQ.
Cette démarche permet de confirmer que les informations inscrites au registre (adresse du siège social, administrateurs, actionnaires, etc.) sont toujours à jour.

• Échéance : la déclaration doit être produite au plus tard le 15e jour du mois qui suit la date anniversaire de constitution.

• Frais gouvernementaux : environ 37 $ (en 2025) pour une société par actions québécoise, et 49 $ pour une société constituée sous la loi fédérale ayant un établissement au Québec.

• Conséquence d’un oubli : le REQ peut imposer des pénalités et, après deux années de défaut, procéder à la radiation d’office de la société.

Astuce : il est préférable de vérifier simultanément que le livre corporatif est à jour (résolutions, procès-verbaux, registres).

2. Mise à jour du livre corporatif

La loi oblige chaque société à tenir un livre corporatif à jour. Ce registre interne contient les documents essentiels démontrant la légalité des décisions de la société :

• Résolutions et procès-verbaux des assemblées annuelles ;

• Registre des administrateurs et des dirigeants ;

• Registre des actionnaires ;

• Registre des transferts d’actions ;

• Copie des statuts, règlements et certificats d’amendement.

Chaque année, la société doit consigner :

• La tenue d’une assemblée annuelle des actionnaires (ou la signature de résolutions écrites) pour approuver les états financiers et la nomination des administrateurs ;

• Toute modification du capital-actions, des administrateurs ou de l’adresse du siège social.

3. Production des déclarations fiscales

Les obligations fiscales constituent un autre volet important de la conformité annuelle.

• Impôt des sociétés (TP1 et T2) : chaque société doit produire une déclaration d’impôt auprès de Revenu Québec et de l’Agence du revenu du Canada, même si elle n’a pas eu d’activité.

• Délais : dans les six mois suivant la fin de l’exercice financier.

• Paiement de l’impôt : important de respecter les délais applicables afin d’éviter des intérêts et pénalités. 

Les sociétés qui omettent de produire leurs déclarations risquent des pénalités et intérêts cumulés, et peuvent perdre certains crédits ou remboursements.